تحقیق سازماندهی و مدیریت در مدیریت سازمانی

فهرست

مقدمه

مدیریت فرایند به کارگیری مؤثر و کارآمد منابع مادی و انسانی در برنامه‌ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل است که برای دستیابی به اهداف سازمانی و بر اساس نظام ارزشی مورد قبول صورت می‌گیرد

تاکنون، تعاریف متعددی برای مدیریت ارائه شده است. برخی از مهم‌ترین تعاریفی که ارائه شده، به قرار زیر است

هنر انجام امور با و به‌وسیله دیگران
فرایندی که طی آن تصمیم‌گیری در سازمان‌ها صورت می‌پذیرد
انجام وظایف برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری، هماهنگی و کنترل
علم و هنر هماهنگی کوشش‌ها و مساعی اعضایسازمان و استفاده از منابع برای نیل به اهداف سازمانی
بازی کردن نقش رهبر، منبع اطلاعاتی، تصمیم‌گیرنده و رابط برای اعضای سازمان

مدیریت از دید کارکردی شامل وظایفی همچون برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری، سازماندهی، نوآوری، هماهنگی، ارتباطات، رهبری، انگیزش و کنترل می‌گردد. این نوع تعاریف از مدیریت اگر چه با کمی و کاستی یا فزونی‌هایی در واژه‌های بیان‌کننده وظایف روبروست، اما به نظر روان‌تر از تعاریفی است که می‌کوشند مدیریت را محصور به یک ویژگی خاص نمایند یا ارزش فلسفی خاصی به مفهوم بیفزایند. بااین‌حال، تعاریف متعدد از مدیریت با توجه به کارکردهای آن از سوی محققانی چون فایول یا گیولیک دارای تفاوت‌هایی است که به‌سادگی نمی‌توان از آن‌ها گذر کرد. آنچه واضح است علم مدیریت هنوز نتوانسته است تعریف خود را مدیریت کند

مفاهیم کلیدی مدیریت

مدیریت یکفرایند است.
مفهوم نهفته مدیریت، هدایت تشکیلات انسانی است.
مدیریت مؤثر، تصمیم‌های مناسبی می‌گیرد و به نتایج مطلوبی دست می‌یابد.
مدیریتکارا به تخصیص و مصرف مدبرانه می‌گویند.
مدیریت بر فعالیت‌های هدفدار تمرکز دارد.
مدیریت عبارتست از عملی که به‌صورت آگاهانه و مستمر انجام می‌شود و به سازمان شکل می‌دهد.

وظایف مدیریت

هنری فایول، صنعتگر فرانسوی، چنین اظهار داشت که همه مدیران، پنج وظیفه یا کار، انجام می‌دهند: برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری، هماهنگی و کنترل. امروزه، این کارها را به صورت چهار وظیفه:

بیان می‌کنند.

پیتر دراکر، وظیفه مدیران را بازاریابی و نوآوری می‌داند در عین حال، متون جدیدتر عمده وظایف مدیران را برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری، استخدام و کنترل می‌دانند برخی از منابع، استخدام را از فهرست فوق حذف کرده‌ان و برخی نیز هماهنگی را جایگزین آن نموده‌اند.

مدیریت از دید کارکردی شامل وظایفی همچون برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری، سازماندهی، نوآوری، هماهنگی، ارتباطات، رهبری، انگیزش و کنترل می‌گردد

برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی یا طرح‌ریزی یعنی اندیشیدن از پیش. متخصصین از زوایای متعدد برای برنامه‌ریزی تعاریف متعددی ارائه کرده‌اند که برخی از آنها از این قرار است:

تعیین هدف، یافتن و ساختن راه وصول به آن،
تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد،
تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راه‌ها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند،
طراحی عملیاتی که شیئی یا موضوعی را بر مبنای شیوه‌ای که از پیش تعریف شده، تغییر بدهد

در گزینش و تعیین هدف، مدیر باید امکان‌پذیر بودن و قابل قبول بودن آنها را از نظر مدیران و کارکنان، مورد توجه قرار دهد.

سازماندهی

سازماندهی فرایندی است که طی آن تقسیم کار میان افراد و گروه‌های کاری و هماهنگی میان آنان، به منظور کسب اهداف صورت می‌گیرد.

در رابطه با سازماندهی، مدیر باید هم ساختار سازمان را متناسب با اهداف و منابع سازمان ایجاد نماید طراحی سازمان و هم به دنبال فراهم نمودن افراد مناسب برای ساختار تعیین شده باشد.

رهبری یا هدایت یعنی تلاش مدیر برای ایجاد انگیزه و رغبت در زیردستان جهت دست یافتن به اهداف سازمان.

ارزیابی

کنترل، تلاش منظمی است در جهت رسیدن به اهداف استاندارد، طراحی سیستم بازخورد اطلاعات، مقایسه اجزای واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده و سرانجام تعیین انحرافات احتمالی و سنجش ارزش آنها بر روند اجرایی که در بر گیرندهٔ حداکثر کارایی است

سیر اندیشه‌های مدیریتی

اندیشه‌های نخستین مدیریتی

سازماندهی

فرآیند سامان دادن افراد و سایر منابع برای اجرای وظایف در جهت اهداف مشترک.

سازماندهی، عمل بازآرایی اجزاء است که بر اساس یک یا چند قاعده صورت می‌گیرد. در مدیریت، سازماندهی را فرایندی می‌دانند که طی آن با تقسیم کار میان افراد و گروه‌های کاری و ایجاد هماهنگی میان آنها، برای کسب اهداف تلاش می‌شود .سازماندهی در حکم فرایندی است که به صورت پیوسته و مستمر ادامه دارد و حیات سازمانی به اطمینان از وجود ساختاری که اثربخشی و کارایی را حاصل گرداند، بستگی خواهد داشت. در واقع سازماندهی شامل وظایفی است که باید اجرا شود، تشخیص کسانی است که باید اجرا کنند، چگونگی گروه‌بندی وظایف و تعیین کسانی است که باید گزارش دهند یا گزارش بگیرند باتوجه به تعریف فوق، این فرایند شامل سه مرحله زیر است:

طراحی و تعریف کارها و فعالیت‌های ضروری
دسته‌بندی فعالیت‌ها بر حسب مشاغل و منصب‌های سازمانی تعریف شده
برقراری رابطه میان مشاغل و منصب‌های سازمانی، برای کسب اهداف مشترکساختار سازمانی

ساختار سازماندهی: با توجه تقسیم بندی سازمان ها از نظر سازمان دهی به سازمان های بروکراتیک و ادهوکراسی و مزایا و معایب هر یک از این ساختار ها، ما به دنبال بهترین شیوه سازماندهی می باشیم، که این امر تنها با مطالعه تمامی ویژگی های هر یک از انواع سازماندهی امکان پذیر است، تا بتوان با پیاده سازی شیوه برگزیده که تلفیقی از تمامی ویژگی های ممتاز ساختار های گوناگون است، ساختار مناسب سازمان های ایده آل را بنا کنیم.

اصلی ترین و بهترین ویژگی ساختار های بروکراتیک سلسله مراتب آنها می باشد، ولی به دلیل تشریفات بی جا باعث کاهش اختیارات کارکنان سازمان می شود، که این امر موجب کاهش بروز استعداد ها و یکنواختی در سازمان می گردد.

اصلی ترین ویژگی در خصوصیت سازمان هایی که بر مبنای ادهوکراسی پیش می روند، اختیارات و آزادی عملی است که به هر عضو در سازمان داده می شود که علت اصلی شکوفایی استعداد ها و انجام امور به بهترین نحو، همین استفاده بهینه از تمامی سطوح انرژی کارکنان سازمان می باشد.

بنابراین در سازمان های ایده آل بهترین شکل ساختار سازمانی، شکل سلسله مراتبی و در عین حال با دامنه اختیارات بالا و نظارت سازمانی کم می باشد، یعنی باید نظام سلسله مراتب با تعداد طبقات کم و گسترش عرضی زیاد باشد که نظارت مدیران کمبوده و بر روی تعداد زیادی از کارکنان تقسیم شود که این باعث ایجاد نظام بروکراتیک در سطوح بالای سازمان و ایجاد استقلال نظام ادهوکراسی در سطوح پایین می گردد.

در رابطه با چارت پیشنهادی سازمان های ایده آل می توان با توجه به نحوه سازمان دهی از چارتی با انعطاف پذیری بالا مثل چارت های ماتریسی که هم در زمینه های اجرایی و هم در موضوعات نظام اداری منطبق است استفاده کرد همچنین با فرض پایبندی عوامل انسانی که تمامی تلاش خود را در راستای تحقق اهداف سازمانی قرار می دهند، انطباق کامل دارد.

پس در نهایت ساختار سازمان های ایده آل را می توان به صورت نیمه سلسله مراتبی با چارت پروژه ای_ وظیفه ای پیشنهاد کرد.

تقسیم فعالیت ها: واحد های مختلف به چند دسته تقسیم می شوند و هر واحد در یک حوضه با توجه به نوع فعالیت سازمان شروع به کار می کنند و در هر واحد مسئولیت های کلی به اعضای هر واحد داده می شود و در نحوه انجام آن اختیارتی دارند، البته این دامنه اختیارات وسیع نباید به چندگانگی تبدیل شود و همه باید در راستای رسالت سازمان حرکت کنند. این اختیارات به دلیل غنی سازی هر چه بیشتر مشاغل سازمان به بیشینه سازی راندمان کاری، افزایش خلاقیت و افزایش حس رقابت و همکاری در بین واحد های مختلف می انجامد، که این امر در نهایت به ایجاد ارتباطات غیر رسمی و افزایش بهروری کل خواهد رسید.

فرماندهی: مدیریت سازمان های ایده آل و مسئولیت هدایت و نظارت بر عهده مدیریت ارشد است، از جمله وظایف دیگر مدیریت ارشد که در راس سلسله مراتب است و مدیریت تمامی واحد ها را بر عهده دارد، مسئولیت تعیین خط مش های کلی سازمان، رهبری و هدایت کلیه واحد ها در راستای تحقق اهداف بر عهده می باشد. البته این موضوع به هیچ عنوان باعث محدودیت در اختیارات مدیران سطوح پایین نمی شود، هر یک از مدیران میانی که مسئول یک واحد می شوند در نحوه انجام فعالیت ها از آزادی کافی برخوردار هستند و تنها در کلیت امور باید پاسخ گوی مدیران ارشد باشند. بحث فرماندهی تا به این قسمت از سازمان همانند نظام های بروکراتیک بوده است، ولی در بستر سلسله مراتب سازمانی یعنی بخش عملیاتی، مدیران و کارکنان از آزادی عمل زیادی برخوردارند و با توجه به فوق تخصص گرایی در سطوح عملیاتی، این امر میسر می شود که چارچوب ها و اهداف برای کارکنان تعیین گردد و آنان در نحوه انجام امور مستقل باشند تا به نهایت کیفیت دست پیدا کنند.

به عنوان مثال در واحد امور مالی یک سازمان ایده آل، یک حسابدار از آزادی عملی در بخش ثبت حساب ها و نحوه بایگانی صورت های مالی با توجه به چارچوب های سازمانی و اصول اتوماسیون را دارد.

البته در سازمان های ایده آل فرض بر تمامیت صداقت و درستکاری کلیه کارکنان است که وظیفه اصلی واحد نظارت این است که به شدت بر درستی کارها تمرکز نماید.

ساختار سازمانی،تقسیم فعالیت ها و فرماندهی سه راس مهم در سازماندهی سازمان های ایده آل می باشند، که به مدیران ارشد کمک می کنند هرچه بهتر در جهت اهداف بلند مدت و کوتاه مدت حرکت کنند و سازمان را به سیاست هایی که در ابتدا تدوین کرده اند برسانند، معمولاً برای پیاده سازی این سه راس باید از استراتژی خاص هر سازمان بهره برد، زیرا این سه راس باید در جهت استراتژی سازمان عمل نمایند.

ساختار سازمانی، چارچوبی است که مدیران برای تقسیم و هماهنگی فعالیت‌های اعضای سازمانی آن را ایجاد می‌کنند. ساختار سازمانی سازمان‌های مختلف با هم متفاوت‌اند زیر شرایط محیطی و راهبردها و اهدافی که سازمان‌ها دنبال می‌کنند با هم تفاوت دارند.

ساختار رسمی را مسئولان به‌طور قانونی بنیان می‌گذارند و تصویب می‌کنند و در آن تعداد مشاغل، حدود وظایف و اختیارات و چگونگی اجرای آنها مشخص می‌شود

ساختار غیر رسمی

ساختار غیر رسمی به‌طور طبیعی پس از ایجاد ساختار رسمی پدید می‌آید. سازمان غیر رسمی حاصل تعامل اجتماعی مداوم است و ساختار رسمی را تعدیل و تحکیم می‌کند یا آن را گسترش می‌دهد

عوامل پنج گانه هماهنگی شغلی

سازگاریرویاروئی: همانند پارو زدن دو نفر در یک قایق
سرپرستیمستقیم: همانند پارو زدن پانزده نفر در یک قایق زیر نظر یک نفر
استانداردکردن فرایندهای کاری: تجربه خانم راکو
استانداردکردن بازده کاری: همانند رانندگان تاکسی های خطی
هماهنگی از طریقمهارتهای شغلی: بکارگماری افراد با مهارت های استاندارد و با تکیه بر آموزش
ساختار سازماني
ساختار سازمانی الگوهای تعیین شده برای روابط میان اعضای یک سازمان است و نظامی رسمی است زیرا مدیران عالی بطور رسمی آن را پدید می‌آورند ساختار سازمانی از عواملی چون «محیط»، «فناوری»، «اندازه»، و «استراتژی» سازمان و نحوهٔ توزیع «قدرت کنترل» در آن قرار دارد