معروف است مارگارت تاچر، نخست‌وزیر معروف انگلیسی، در پراسترس‌ترین دوران صدارت خود برای حفظ کنترلش بر دولت خود در طی ساعات کاری چرت می‌زد. تاچر به جای اینکه ۶ تا ۸ ساعت خواب بی‌وقفه داشته باشد، چرت‌های ۲۰ دقیقه‌ای منظمی می‌زد تا کمبود خواب خود را جبران و مغزش را دوباره شارژ کند. یکی از تکنیکهای اثبات‌شده‌ی علمی که هشیاری سرشار و عملکرد حرکتی افزونی را در زمانِ نیاز فراهم می‌کند، یک چرت ۲۰ دقیقه‌ای انرژی‌زای بعد از ناهار است. شما با استفاده از این تکنیک و بدون نیاز به محرک‌های مصنوعی مانند کافئین می‌توانید بهره‌وری و بازده‌تان را در سراسر روز افزایش دهید.
قبل از آنکه شروع به مدیریت زمان نمایید باید یاد بگیرید که اصولاً زمان چیست. دو نوع زمان داریم: زمان ساعتی و زمان واقعی. در زمان ساعتی، هر دقیقه از 60 ثانیه و هر ساعت از 60 دقیقه و هر روز از 24 ساعت تشکیل شده است. همه زمان ها بطور مساوی می گذرند. وقتی کسی 50 سالش می شود، دقیقاً 50 سال دارد نه بیشتر، نه کمتر. در زمان واقعی، همه چیز نسبی است. زمان بسته به کاری که انجام می دهید به سرعت می گذرد یا کش می یابد. شاید دو ساعتی که در اداره جات می گذرانید به اندازه 12 سال به نظر برسد و وقتی به فرزندان خود می نگرید فکر کنید که گویی دو ساعته به سن 12 سالگی رسیده اند.
شاید در مورد مدیریت زمان کتاب هایی خوانده باشید یا کلاس های مدیریت زمان را گذرانده باشید و سعی کرده باشید با کاغذ و قلم یا اپلیکیشن های مدیریت زمان، برای کارهای روزانه خود برنامه ریزی کنید و آنها را اولویت بندی کنید. ولی از خود می پرسید چرا با وجود دانش مدیریت زمان و این همه اپلیکیشن و گجت، هنوز هم نمی توانید همه کارهایتان را به انجام برسانید. پاسخ این سوال ساده است. همه چیزهایی که در مورد مدیریت زمان یاد گرفته اید، بی مصرف و بیهوده هستند، زیرا اثربخش نیستند.
کدامیک از این زمان ها دنیایی که در آن زندگی می کنیم را به درستی توصیف می کنند، زمان واقعی یا زمانی ساعتی؟
دلیل آنکه گجت ها و سیستم های مدیریت زمان اثربخش نیستند این است که این سیستم ها برای مدیریت زمان ساعتی طراحی شده اند. زمان ساعتی اصلاً مطرح نیست. شما در زمان ساعتی زندگی نمی کنید و شاید به آن دسترسی هم نداشته باشید. شما در زمان واقعی زندگی می کنید، یعنی دنیایی که در آن زمان وقتی تفریح می کنید مثل برق و باد می گذرد و وقتی به وظایفتان رسیدگی می کنید کش می آید.
باید بگوییم که زمان واقعی حالت ذهنی دارد و بین دو گوش شما قرار گرفته است. شما هستید که آن را خلق می کنید. هر چیزی که شما می سازید، خودتان آن را مدیریت می کنید. وقت آن رسیده که محدودیت های “وقت ندارم” یا “الان وقتش نیست” را از روی دوش خود بردارید و شروع به مدیریت صحیح کارهایتان کنید.
فقط سه راه برای گذراندن زمان وجود دارد: افکار، مکالمات و اعمال. هر کسب و کاری که داشته باشید، کار شما شامل این سه مورد می شود.
به عنوان یک کارآفرین، شاید شما اغلب به جهات مختلف کشیده شوید یا در کارتان تداخل پیش بیاید. وقتی نمی توانید تداخل ها را حذف کنید، حداقل باید در زمانی که روی آنها می گذارید و همچنین در مقدار زمانی که روی افکار، گفتگوها و اعمالی که برای رسیدن به موفقیت انجام می دهید، اختیار و آزادی عمل داشته باشید.
تکنیک های زیر را تمرین کنید تا بتوانید در مدیریت زمان خود استاد شوید:
1. یک جدول زمانی نزد خود داشته باشید و همه افکار، گفتگوها و فعالیت های هفته را در آن یادداشت کنید. این به شما کمک می کند تا درک کنید در طول روز چه مقدار از این کارها را می توانید انجام دهید و لحظات ارزشمند شما برای چه چیزهایی تلف می شوند. بدین ترتیب مقدار زمان لازم برای نتیجه گرفتن از این کارها و مقدار زمان تلف شده برای افکار، گفتگوها و کارهای بیهوده و غیر اثربخش دستتان می آید.
- باید به فعالیت یا گفتگویی که برای رسیدن به موفقیت برایتان اهمیت دارد زمانی را اختصاص دهید. لیست هایی که برای انجام کارها تنظیم می شوند (To-do lists) گاهی آنقدر طولانی می شوند که دیگر نمی توان آنها را عملی کرد. دفترچه های ثبت ملاقات ها در این مورد مفیدتر هستند. برای خودتان قرار ملاقات هایی تنظیم کنید و برای 5 فکر، گفتگو و کار مهم خود بلوک های زمانی تعریف کنید. بنویسید که این موارد در چه ساعتی آغاز و در ساعتی پایان می یابند. نظم و ترتیب پایبندی به این قرارها را داشته باشید.
درک این نکته مبنایی برای مدیریت موثر زمان در اختیارتان می‌گذارد، به علاوه که در نتیجه‌ی آن شما قادر خواهید بود که بهره‌وری و بازده بیشتری داشته باشید. با توجه به این امر، در ادامه نکاتی ذکر شده است که باید در مراحل ایجاد این مبنای بنیادین لحاظ شوند تا به این ترتیب بتوانید از هر روز خود نهایت بهره را ببرید.
۱. ایجاد الگوی خواب مناسب
پیشنهادهای وب
تا ۵۰% تخفیف کفش های نایکی اصل
حقایق جالبی در مورد بالی به همراه تصاویر
کلید بهره‌وریِ هر روز، از شب قبل شروع می‌شود، چرا که الگوی مناسب خواب کیفیت روز پربار را نیز تعیین می‌کند. به گفته‌ی دکتر استفانی سیلبرمان، روان‌شناس بالینی، بهترین راه برای دستیابی به این الگو، تغییر چرخه‌ی خواب در یک روند افزایش‌های ۱۵ دقیقه‌ای است تا بتوان نهایتا به یک روال موفقیت‌‌آمیز دست پیدا کرد که به راحتی نیز بتوان آن را پایدار نگه داشت. پس اگر می‌خواهید که زودتر از خواب برخیزید و احساس خستگی و خواب‌آلودگی نداشته باشید، باید در یک دوره‌ی ۳ تا ۴ روزه هر روز ۱۵ دقیقه زودتر از خواب بیدار شوید تا در این صورت سازگاری بدن خود را با الگوی مناسب خواب مورد نظرتان به نحوی موثر تضمین کنید. شما می‌توانید این چرخه را مرتبا تکرار کنید تا اینکه کاملا با این الگو حس راحتی داشته باشید و چرخه‌ی خواب خود را به نحوی تنظیم کنید که بتوانید هر روز در زمان بهینه‌ای بیدار شوید.
۲. مسئولیت‌هایی را که از نظر فیزیکی نزدیک به هم هستند در اولویت قرار دهید
وقتی که از خواب بیدار شدید و آماده‌ی روز پیش روی خود شدید، با انجام مسئولیت‌ها و وظایف به ترتیب منطقی که بر حسب موقعیت مکانی اولویت‌بندی می‌شوند، می‌توانید در زمان خود صرفه‌جویی کنید. به عنوان مثال، اگر صبحانه را در آشپزخانه آماده می‌کنید، باید وظایف دیگری که در آشپزخانه دارید نیز انجام دهید و سپس به دیگر کارهای خود بپردازید. اگر قادرید که حجم بالایی از وظایف را در یک موقعیت مکانی ثابت و در مدت زمان مشخصی انجام دهید، بجای اینکه مرتبا از جایی به جای دیگر بروید و باز به سر جای اول خود بازگردید، می‌توانید یک برنامه‌ی زمان‌بندی شده‌ی کارامدتری ایجاد کنید که بر انجام اهداف‌تان متمرکز باشد. هر چند که این کار مستلزم تغییر در نگرش‌تان است، اما چنین برنامه‌ریزی‌هایی بهره‌وری بیشتر شما را بر حسب اقدامات مستقیم تضمین می‌کند.
۳. به مزایای رفت‌و‌آمدهای مکرر روزانه فکر کنید
انجام چند کار همزمان اغلب به عنوان معیاری برای بهره‌وری لحاظ می‌شود، اما افراد در اکثر مواقع در نگرش‌های خود زیاد از حد جاه‌طلب هستند و بیشتر تمایل دارند تا به جای کمیت، از کیفیت کار خود بزنند. بنابراین در صورتی که چند کار را همزمان انجام می‌دهید، حتما در انتخاب وظایف خود بیشتر گزینشی عمل کنید تا بتوانید میان دستیابی به اهداف و استاندارد بالای خروجی کارهایتان توازنی به وجود بیاورید. اگر برای رفت‌و‌آمد به محل کار خود به جای خودروی شخصی از وسائل نقلیه‌ی عمومی استفاده می‌کنید، به عنوان مثال می‌توانید وقت بیشتری برای انجام وظایف خود ایجاد کنید تا اینکه در پایان ساعت کاری قبل از پریدن به خودروی خود و راهی خانه شدن مجبور شوید باعجله ایمیل‌ها را نگاهی سرسری و گذرا بیاندازید. افراد حرفه‌ای می‌توانند تا میزان ۱۰ درصد از کار روزانه‌ی خود را در مسیر رفت‌و‌آمد به محل کارشان انجام دهند، پس رفت‌و‌آمدهای مکرر فرصت بی‌مانندی برای ایجاد بهره‌وری در طول این زمان اضافی فراهم می‌کنند.
۴. ناهار سالم و متعادلی میل کنید غذایی که می‌خورید هم، چه میان‌وعده مختصری باشد چه ناهاری کامل، در جای خود اهمیت بسیاری دارد. وقتی برنامه‌ریزی پرمشغله‌ای داریم، عادات غذایی به آسانی کنار گذاشته می‌شوند چراکه ما در چنین اوقاتی بیشتر تمایل داریم خوراک مختصر قندی یا ناهار فست‌فودی بخوریم تا انفجاری از انرژی سریع و گذرایی برای بدن خود فراهم کنیم. نه تنها استفاده‌ی مولد از زمان به توانایی شما در توزیع متعادل جذب کالری در سراسر روز متکی است، بلکه حتما باید اطمینان حاصل ک
nمحدود کردن تعارف و خوش و بش
nآماده کردن پاسخ برای سؤالات
nاطمينان از بخاطر سپرده شدن قسمت کليدی پيام
nتفويض پاسخ دادن تلفن در صورت امکان
nانجام کارهای نيازمند تمرکز در ابتدای روز
nتعيين موقع خاصی برای پاسخ به تلفن
nپاسخ ندادن به تلفن های درد سرآفرين و جلوگيری از ايجاد اضطراب